چرا سازمان شما همین الان باید استفاده از نرم افزار وب کنفرانس را
چرا سازمان شما همین الان باید استفاده از نرم افزار وب کنفرانس را شروع کند؟
چرا سازمان شما همین الان باید استفاده از نرم افزار وب کنفرانس و وبینار را شروع کند؟
معرفی
به غیر از شرکای تجاری و مشتری ها، با افزایش تعداد کارکنان و همکارانی که در مکان های مختلف کار می کنند، مفهومی تحت عنوان "محل کار مجازی" ایجاد شده است. شرکت هایی که از کارکنان مجازی پشتیبانی می کنند از مزایای قابل توجهی بهره مند می شوند، از جمله تسهیلات پایین تر، تداوم کسب و کار و بهره وری بهتر کارکنان ، نرخ استخدام و ماندگاری بالاتر، و قابلیت پاسخ سریع به فرصت های جدید بازار. با کار از راه دور، کارکنان نیز از مزایایی چون کاهش یا حذف رفت و آمد به سر کار و ایجاد تعادل بهتر میان زندگی شخصی و کار برخوردار می شوند.
با پراکنده تر شدن گستره شرکت ها، نیاز آن ها به کارکنان از راه دور و کارکنانی که جابه جا می شوند -در جهت برقراری روابط و همکاری در هر زمان، هر مکان و با هر کسی- بیشتر می شود. آن ها همچنین باید شرایط آموزش، فروش و بازاریابی به شرکای تجاری و مشتری های خود فراهم کنند. همکاری در لحظه و به صورت بلادرنگ در محل کار برای رشد ضروری است و همین ضرورت شرکت های بیشتری را به سمت استفاده از نرم افزارهای وب کنفرانس سوق می دهد.
سیستم وب کنفرانس به شرکت کننده ها امکان به اشتراک گذاری آنلاین اسناد، ارائه سخنرانی ها، سوالات، شرکت در چت نواری کناری، پاسخ به پرسش های رای گیری و امکان به اشتراک گذاری اطلاعات در لحظه را می دهد. نرم افزار وب کنفرانس، برقراری ارتباط و همکاری بین مرزهای جغرافیایی و فرهنگی مختلف را برای افراد آسان می کند. اما با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار وب کنفرانس پا را فراتر از صرفاً همکاری گذاشته است. در حال حاضر سازمان ها برای استفاده های بی شمار دیگر، از جمله آموزش از راه دور (داخلی و خارجی)، فروش و بازاریابی و حتی تولید درآمد، از وب کنفرانس استفاده می کنند.
مدیران برجسته در حال گسترش فن آوری برای بهبود همکاری و بهره وری در بین تیم های پراکنده جغرافیایی هستند. آن ها همچنین امیدوارند که تحرکات کارکنان افزایش یابد و هزینه ها کاهش یابد.
مبانی نرم افزار وب کنفرانس
درباره وب کنفرانس می توان گفت که شما را قادر می سازد با افراد دیگر جلسات زنده در اینترنت برگزار کنید. بخش تصویری جلسه در یک پنجره روی صفحه نمایش رایانه های شرکت کنندگان نمایش داده می شود. بخش صوتی نیز به طور همزمان از طریق تلفن یا از طریق اینترنت (VoIP) ارائه می شود.
اگرچه نرم افزار های وب کنفرانس از سال 90 میلادی در بازار موجود بوده اند، اما پیشرفت در امنیت اینترنت و تکنولوژی پهنای باند موجب ارائه راهکارهای سازگارانه و آسان برای استفاده در کنفرانس های اینترنتی شده است. صنعت وب کنفرانس اکنون به یک صنعت بالغ با تعداد زیادی ارائه دهنده محصولات و خدمات برای پاسخ گویی به نیازهای کسب و کار های بزرگ و کوچک شده است.
ویژگی کلیدی نرم افزار وب کنفرانس
در پایه ای ترین حالت، وب کنفرانس امکان ارائه سخنرانی ها از طریق اینترنت را فراهم می آورد. می توانید اسلایدهایی در قالب پاورپوینت ارائه دهید که، مثلا شامل تصاویر و سایر عکس های گرافیکی باشند. اشاره گر های کنترل شده با ماوس به شما اجازه می دهد تا در طول ارائه بتوانید به جنبه ها و جاهای مختلف اسلایدها اشاره کنید. ابزار نشانه گذاری به شما امکان می دهد که اسلایدها را حاشیه نویسی کنید و برای شرکت کنندگان اطلاعات مهم را برجسته کنید یا حتی روی یک تخته سفید مجازی بنویسید. علاوه بر ارائه ها، می توانید برنامه های خاص یا دسکتاپ کامل خود را نیز با بقیه به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، شما می توانید تغییراتی را که روی یک صفحه اکسل انجام می دهید را نشان دهید. یا می توانید یک محصول نرم افزاری را معرفی کنید.
ویژگی های ارتباطی نرم افزار وب کنفرانس
به عنوان میزبان یا رئیس وب کنفرانس، می توانید تعامل بین شرکت کنندگان را با استفاده از چند روش مدیریت کنید. به عنوان مثال، شما می توانید به طور انتخابی خطوط صوتی را به منظور اجازه نظر دادن یا سوال پرسیدن شرکت کنندگان فعال یا غیر فعال کنید. همچنین، شما می توانید به طور موقت کنترل جلسه را به دیگر شرکت کنندگان اعطا کنید تا بتوانند اسلایدهای خود را ارائه دهند یا برنامه ها را روی دسکتاپ خود نمایش دهند. سخنرانان و شرکت کنندگان می توانند در طول کنفرانس از طریق چت با متن صحبت کنند. شرکت کنندگان همچنین می توانند در هر زمانی از ویژگی های بالا بردن دست استفاده کنند تا در صورت داشتن نظر یا سوال بتوانند آن را به رئیس جلسه ارائه دهند. ویژگی های چت و بالا بردن دست برای جلسات پرسش و پاسخ بسیار مفید است. ویژگی های رای گیری نیز به شما این امکان را می دهد که در طول یک کنفرانس، اطلاعات را از همه شرکت کنندگان جمع آوری کنید.
واژه نامه وب کنفرانس
Web Conference : وب کنفرانس
وب کنفرانس چیست؟ جلسه ای که در بستر اینترنت برگزار می شود.
Web Seminar or webinar : سمینار وب یا وبینار
وبینار چیست؟ سمینار، سخنرانی، و یا یک کارگاه آموزشی که از طریق اینترنت انجام می شود، به مدرس ها امکان تعامل با شرکت کننده ها را می دهد. سمینار وب با نام "وبینار" نیز شناخته می شود.
Broadcast Audio or webcst : پخش صوتی یا پخش آنلاین
یک رویداد غیر تعاملی از طریق اینترنت با پخش ویدئو ارائه می شود.
Video Conference : ویدئو کنفرانس
جلسه ای که با دو راه انجام می شود، انتقال هم زمان ویدئو و صدا با استفاده از فن آوری های مختلف مخابراتی از جمله اینترنت.
Audio Conferenceing : کنفرانس صوتی
جلسه صوتی که تنها با استفاده از تلفن یا از طریق اینترنت و با VoIP برگزار می شود. با عنوان کنفرانس تلفنی نیز شناخته می شود.
VoIP :
تحویل صوتی دو طرفه در بستر اینترنت که اختصار عبارت " Voice Over Internet Protocol" می باشد.
Streaming Audio : جریان صوتی
صدای زنده غیر تعاملی یا صوت ضبط شده غیر تعاملی که روی اینترنت به صورت بلادرنگ ارائه و منتقل می شود.
Video Streaming : جریان ویدئو
ویدیوی زنده غیر تعاملی یا ویدیوی ضبط شده که روی اینترنت و به صورت بلادرنگ ارائه و منتقل می شود.
Chat : چت
رد و بدل کردن پیام های متنی بلادرنگ در بستر اینترنت در سرویس کنفرانس
Chairperson : رئیس
میزبان یا شخص مسئول یک کنفرانس وب
Polling : رای گیری
نظر سنجی از شرکت کننده ها در طول یک وب کنفرانس
کاربردهای نرم افزار وب کنفرانس
نرم افزار وب کنفرانس می تواند به طیف گسترده ای از کارکنان در صنایع و سازمان های مختلف سود برساند، اما از میان آن ها، زمینه های کاربردی کلیدی و خاصی وجود دارد که برای همه سازمان ها ارزشمند می باشد.
تیم های آموزش پراکنده
آموزش های شرکتی هیچ وقت خیلی مهم و یا چالش برانگیز نبوده اند. سازمان ها گروه بزرگی از کارکنان از راه دور را در یک بازار رقابتی و جهانی در حال رشد مدیریت می کنند. این کارکنان و شرکای تجاری برای این که کار خود را به طور موثر انجام دهند، باید به خوبی آموش داده شوند. شرکت ها همچنین بر این باور هستند که آموزش مشتری ها سودمند و ارزشمند است، چرا که به افزایش مشارکت مشتری، کاهش از دست دادن مشتری، افزایش درآمد به ازای هر مشتری، هزینه پشتیبانی پایین تر منجر می شود.
وب کنفرانس به سازمان های آموزش مجازی کمک می کند تا با استفاده از ابزارها و فناوری های جدید فرصت های یادگیری پویا و آموزش از راه دور ایجاد کنند، امکان هایی مانند نظرسنجی، چت نوار کناری، و ضبط و آرشیو قابلیت هایی هستند که انطباق و انعطاف پذیری را برای کلاس مجازی تضمین می کنند. کسب و کارهای پیشرو به طور فزاینده ای از وب کنفرانس ها و محصولات و خدمات همکاری برای آموزش مجازی و برگزاری جلسات استفاده می کنند تا کارکنان به سفرهای کاری نیاز نداشته باشند. بدین ترتیب قبل و بعد از جلسه و آموزش می توانند کار بکنند و بهره وری ایشان کم نمی شود، همچنین می توانند بلافاصله مهارت های جدید خود را در کار استفاده کنند. این ابزار همچنین فرصت هایی برای آموزش شرکا و مشتری ها فراهم می کند که اگر نبود امکان داشت به دلیل هزینه ها و محدودیت های سفر این آموزش ها ارائه نشوند. همچنین، نرم افزار وب کنفرانس شرکت ها را قادر می کند از مربیان خود بهتر استفاده کند، از آنجایی که دیگر نیازی نیست برای رسیدن به دانش آموزان سفر کنند، می توانند کلاس های بیشتری برای افراد بیشتری برگزار کنند.
در نهایت، قابلیت های ضبط و ذخیره سازی، شرکت ها را قادر می سازد تا آموزش ها را برای آن دسته از کارکنان و شرکا که نمی توانند به صورت زنده در رویداد شرکت کنند، ارائه دهند.
بازاریابی مشتریان راه های دور
برای یک کسب و کار موفق هیچ چیز به اندازه یک lead generation یا فرآیند جذب مخاطب هدفمند مهم نیست. در حالی که هدف یافتن مشتری های جدید یا فروش محصولات و خدمات جدید به مشتری های قبلی است، اما در بازار جهانی، شرکت ها باید راه های به صرفه برای ساختن برند و اعتبار خود را پیدا کنند. برند سازی برای این است که در میان تعداد زیاد رقبا اسم شما قابل تشخیص باشد.
حرفه ای های بازاریابی با مجموعه ای رو به رشد از چالش های کسب و کار مواجه می شوند. آنها به فن آوری هایی نیاز دارند که به آن ها کمک می کند به مخاطبان بیشتری دست یابند، هویت جهانی خود را گسترش دهند، در زمان کمتر بهره بیشتری بردارند، هزینه ها را کاهش دهند، با تیم فروش و مدیران کسب و کار به منظور بررسی مشتری های بالقوه و تبدیل آن ها به خریدار همکاری بهتری داشته باشند.
نرم افزار وب کنفرانس به بازاریاب ها این امکان را می دهد که در هر زمان و هر مکان، در یک محیط غنی از ابزارهای ارائه، به اشتراک گذاری فایل و برنامه، چت آنلاین، نظرسنجی ها، بایگانی و ضبط با مشتری ها ارتباط برقرار کنند. وب کنفرانس یک راه عالی برای ارائه سخنرانی و معرفی محصول بدون توجه به مکان مخاطب است. این باعث می شود که تعداد جلسات مربوط بیشتر شود و در نتیجه آن شرکت ها به تعداد بیشتری مشتری بالقوه دست خواهد یافت.
همکاری در پروژه ها
تا زمانی که شرکت ها کار تجاری انجام می دهند، قطعا به دنبال راه هایی برای افزایش و بهبود همکاری هستند. این گفته به ویژه در دانش اقتصاد درست است که در آن اطلاعات، ایده ها، و اجرا چیزهایی هستند که موفقیت شرکت ها را تعریف می کنند. این روزها، شرکت ها نه تنها به دنبال برقراری همکاری در میان کارکنان داخل سازمان هستند، بلکه به دنبال راه هایی برای برای برقراری همکاری بین کارکنان، شرکای تجاری و مشتری ها در یک مقیاس بزرگتر نیز هستند. مدیران متوجه شده اند که می توانند از کار با شرکا و مشتریان برای حل مشکلات، تولید محصولات و خدمات جدید و ایجاد روابط تجاری عمیق تر بهره ببرند که به نوبه خود به بهبود خدمات مشتری و وفاداری آن ها به برند کمک می کند.
مزایای استفاده از نرم افزار وب کنفرانس
اگر بخواهیم به مزایای وب کنفرانس نسبت به جلسات حضوری اشاره کنیم، گزینه های زیادی برای صحبت خواهیم داشت. اینها بعضی از راه هایی هستند که کنفرانس های وب می توانند کسب و کار شما را افزایش دهند:
صرفه جویی در زمان
برگزاری جلسات زمان زیادی را می گیرند- برای ترتیب دادن و برگزاری جلسه، رفتن به جلسه و برگشتن از آن و البته زمان خود جلسه. نرم افزار وب کنفرانس می تواند در همه این ها صرفه جویی کند.
ویژگی های نرم افزار وب کنفرانس به شما اجازه می دهد که آگهی جلسه و کلاس انلاین و ثبت نام آنلاین آن را مدیریت کنند. در استفاده از نرم افزار وب کنفرانس، بسیاری از کارهای تنظیم یک جلسه از جمله ارسال یادآوری جلسه و گرفتن بازخوردهای شرکت کننده های جلسه، به صورت خودکار اجرا می شوند.
بدیهی است که، وب کنفرانس با حذف کردن سفرها، در زمان صرفه جویی می کند، چرا که شما می توانید به کمک نرم افزار وب کنفرانس از همین مکانی که هستید در هر جلسه ای در هر جای دنیا شرکت کنید. اگر جلسه ای در شهر دیگری برگزار شود، وب کنفرانس می تواند ساعت ها یا حتی روزها زمان شما را ذخیره کند. و حتی اگر جلسه در ساختمان بغلی یا دو طبقه بالاتر یا پایین تر از محل کار شما باشد، باز هم ورود و خروج و رفتن به آن جا زمان می برد و این زمان می تواند صرف کارهای مفیدتری بشود.
علاوه بر این، وب کنفرانس باعث موثرتر و کارآمدتر شدن جلسات می شود، و در عین حال آن ها را در زمان کوتاه تری برگزار کند.
صرفه جویی در هزینه
همه می دانند که یک سفر می تواند چقدر گران و هزینه بر باشد، و در رکود اقتصادی و برای کاهش هزینه ها، یکی از اولین هزینه هایی است که شرکت ها به آن توجه می کنند. حتی در زمان های خوب، اکثر شرکت ها به هزینه هایی که صرف سفر کارکنان می کنند دقت می کنند.
هزینه سفر و هزینه وب کنفرانس قابل مقایسه نیستند، چون که هزینه های سفر خیلی متغیر است. هیچ مقایسه واقعی و دقیقی در این مورد وجود ندارد؛ فرض بر این است که هزینه های سفر حاقل یک یا دو مرتبه بالاتر از هزینه های وب کنفرانس است، و این تفاوت هزینه برای جلسات بزرگ تر به صورت نمایی افزایش می یابد. یک چیز قطعی است: هزینه های سفر هر روزه در حال افزایش است، در حالی که در مقایسه با آن هزینه های نرم افزار وب کنفرانس و برگزاری جلسات آنلاین و کلاس آنلاین روز به روز کاهش می یابد.
هزینه سفر و هزینه وب کنفرانس قابل مقایسه نیستند، در کل هزینه برگزاری جلسات با استفاده از وب کنفرانس بسیار کمتر است.
البته این حرف به این معنا نیست که سفر و شرکت در جلسات حضوری و چهره به چهره لازم نیست. این گونه جلسات برای ایجاد روابط شخصی و برقراری روابط عالی هستند. گاهی اوقات، برای حل یک مسئله، شما باید در محل حضور داشته باشید، بعضی از مردم دوست دارند سفر کنند و آن را به عنوان یک فاکتور رضایت شغلی در نظر می گیرند. با این حال، برای اکثر شرکت ها، بخش بزرگی از این سفرها را می توان با استفاده از امکانات نرم افزار وب کنفرانس حذف کرد و در هزینه ها مقدار زیادی صرفه جویی کرد.
کار دقیق تر
یک بررسی آنلاین که در سال 2005 توسط مایکروسافت آفیس انجام شد، نشان داد که کارکنان در هر هفته به طور میانگین 5/6 ساعت صرف حضور در جلسات می کنند. در همان نظرسنجی، 69? گفتند که این جلسات پربار نیستند. با توجه به اینکه روزانه 25 میلیون جلسه تنها در ایالات متحده انجام می شود، مشخص است که بهره وری زیادی از دست می رود.
وب کنفرانس ساختاری را ایجاد می کند که باعث می شود جلسات آنلاین خوبی با ویژگی هایی مثل شروع و اتمام به موقع و در مورد یک موضع مشخص برگزار کنید. شما بر محتوا و نحوه اجرای کلاس آنلاین کنترل کامل خواهید داشت. یکی از نتایج آن نیز این می باشد که وب کنفرانس ها در زمان کمتری انجام می شوند.
شاید بیشترین بهره وری برگزاری جلسات به صورت وب کنفرانس این باشد که اگر به صورت وب کنفرانس نبودند اصلا برگزار نمی شدند. جلسات متفرقه و برای همکاری اکثرا جلساتی فوری هستند که از قبل برای آن ها برنامه ریزی نشده است. به منظور حل مسائل مهم، حل مشکلات فوری و یا بحث در مورد فرصت های غیر منتظره، تقریبا ناگهانی، تصمیم به برگزاری جلسه می گیریم، و لازم است شرکت کننده های کلیدی مختلف در آن شرکت کنند.
افزایش محدوده هایی که به آن ها دسترسی دارید
با نرم افزار وب کنفرانس، شما می توانید با هر کسی، در هر زمان و هر مکانی ملاقات کنید. این به این معنی است که شما می توانید از خانه یا هر مکان دیگر از راه دور کار کنید و همچنان در جلسات حضور داشته باشید که اگر نرم افزار وب کنفرانس نبود آن را از دست می دادید. و اگر شما مشتری ها یا عملیاتی در نقاط دیگر جهان داشته باشید، می توانید هر زمانی که بخواهید، بدون اینکه هزینه و زمانی برای سفر صرف کنید، با آن ها ملاقات کنید.
از همه مهم تر، راحتی و آسایشی که وب کنفرانس سبب می شود، می تواند مخاطبی را جذب کند که ممکن بود به دلیل محدودیت های سفر، محدودیت های زمانی و یا تداخل کاری و اولویت آن جذب نشود. به عنوان مثال، وارد شدن و حضور در یک سمینار وب بسیار ساده تر از حضور در یک سمینار حضوری است.
ایجاد حس خوب
بر اساس گزارش سازمان بین المللی هواپیمایی بین المللی، یک مسافری که بین سان فرانسیسکو و شیکاگو یک سفر دو طرفه انجام می دهد، باعث انتشار 76/550 کیلوگرم دی اکسید کربن می شود. رفتن به فرودگاه در هر دو شهر نیز به راحتی می تواند 44 کیلوگرم یا حتی مقدار بیشتری دی اکسید کربن تولید کند. این مقادیر را با تعداد افرادی که در شرکت شما سفر می کنند و تعداد سفرهایی که هر ساله می روند، در نظر بگیرید و ببینید چند برابر می شود! و تاثیرات سفرهای تجاری روی محیط زیست برای شما آشکار می شود- و می بینید که کمی ترسناک است.
با این که کاهش انتشار کربن خود ممکن است تاثیری مستقیم بر سود و زیان شرکت شما نداشته باشد، اما بر سود و زیان محیط تاثیر می گذارد. اگر محیط زیستمان برای شما مهم است، استفاده از وب کنفرانس چیزی است که می تواند حس خوبی از این لحاظ داشته باشد.
منبع : pafcoerp.com
